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Giovedì, 13 Dicembre 2012  Stampa |
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Pianificare un Progetto - Ecco Come Pianificare un Progetto in Pratica

 

 

Come fare per organizzare un progetto?  Cosa bisogna fare per metterlo in pratica?  Come agire?  Perché è importante Pianificare il tutto?  Pianificare significa soprattutto organizzare il tutto in modo tale, che tutto funzioni in maniera perfetta. Ma per realizzare una pianificazione in pratica ci vogliono alcune conoscenze, passi da seguire e strategie da utilizzare. Scopriamo in pratica come fare tutto ciò. Benvenuti su BeliceWeb.it e Buona Lettura!

 

Fonte : BeliceWeb.it

 

Il mio progetto?  Me lo pianifico da Me

Chi non ha progetti da realizzare?  Progetti a breve, a medio e a lungo termine. Ma come per ogni altra cosa, bisogna avere le giuste conoscenze per vedere realizzati e materializzati i propri progetti. L'organizzazione è alla base di qualsiasi progetto. In questo documento vogliamo presentarvi quali sono gli aspetti da tenere in considerazione e quali invece non sottovalutare.

 

Inizio - Come organizzare un progetto

Tutti abbiamo dei progetti per il futuro, alcuni a breve scadenza ed altri a lunga scadenza; per fare ciò bisogna pianificare in modo pratico, illustrando ciò che deve essere fatto e da chi deve essere fatto, quando e dove deve essere fatto, rispettare le scadenze e gli obbiettivi temporali, tutto questo se vogliamo ottenere il successo.

 

Vi darò dei consigli di pratica attuazione:

  • Descrizione dei principi fondamentali per una buona pianificazione.

  • Sette semplici fasi da seguire.

Non lasciatevi condizionare dall'entusiasmo e dall'urgenza, buttandovi a capofitto nel lavoro senza prima pianificarlo. Pensate alla pianificazione come ad  un investimento per risparmiare tempo in futuro. Pianificare è un lavoro duro, divertente, frustante, ma alla fine quando tutto funziona è una ricompensa fantastica ed è una straordinaria esperienza di cui ogni volta si può imparare qualcosa.


Come pianificare

La pianificazione di un progetto è un processo logico, esso deve essere ben strutturato e organizzato nei minimi termini, per ridurre i rischi e le incertezze al minimo, con chiari standard di qualità e di prestazioni, assicurando i risultati nel minore tempo possibile e con costi minimi.


Pianificare è un processo dinamico, sempre soggetto a revisioni e a miglioramenti con il graduale progredire del progetto. I problemi che insorgono devono essere prontamente risolti e occorre intraprendere precise azioni per attenersi agli obiettivi e alle scadenze concordate. La pianificazione si può considerare conclusa e urlare di gioia quando il vostro cliente resterà entusiasta.


Un programma pianificato è una raccolta di idee e conoscenze, che sono state organizzati in pacchetti di lavoro; in realtà la vostra capacità deve consistere nel ricavare idee ed esperienze da più persone possibili, sarebbe sbagliato non valutare od ignorare le vere capacità di chi dovrebbe fare parte del vostro progetto, solo così potrebbero fornire un valido contributo significativo al raggiungimento del successo.


Pianificare è un'attività di gruppo, quindi invitate il vostro team di collaboratori e chiunque abbia la capacità adeguate a partecipare alla pianificazione, facendo si che ognuno possa esprimere la sua idea e messa a confronto. Per il lavoro di squadra nella pianificazione di un progetto è importante che lo scopo sia chiaro,compreso e accettato da parte di tutti; solo così il team si sentirà impegnato e desideroso di vincere e il vostro progetto avrà successo.
 

Il processo di pianificazione di un progetto si articola in 7 fasi:

1 - Riesame della definizione del progetto.

2 - Determinazione della logica del progetto.

3 - Preparazione della scaletta del progetto.

4 - Analisi delle risorse e dei costi.

5 - Ottimizzazione e soddisfazione delle esigenze dei clienti.

6 - Convalida e approvazione del piano.

7 - Lancio del progetto.

 

Fase 1 - Riesame della definizione del progetto

Prima di iniziare a pianificare è necessario convalidare la definizione del progetto, dopo avere stabilito con la massima chiarezza quali risultati si otterranno. Tutta la squadre coinvolte nella pianificazione devono comprendere questa definizione prima di potere realisticamente contribuire alla determinazione del progetto.


La definizione deve necessariamente comprendere i seguenti elementi fondamentali:

Una dichiarazione di necessità o opportunità che illustra il progetto, per sfruttare un'opportunità che si presenta all'azienda, quindi è importante comunicare a tutti i membri cosa si intende raggiungere con il vostro progetto in termini generali, solitamente con l'indicazione dei tempi o delle scadenze di completamento. Queste dichiarazione sono concise e trasmettono con chiarezza lo scopo.


Esempio : l'obiettivo è la creazione di una nuova strategia di marketing che comprenda piani di attuazione in un periodo biennale.
 

Quando si avvia un progetto spesso è necesssario basarsi su presupposti, per esempio riguardanti il denaro, il personale disponibile, la tecnologia necessaria, le capacità di richieste, le esigenze di spazio o di attrezzatura ect...

 

Tutti i presupposti devono essere rigorosamente registrati perchè con il tempo poi diventano problemi che necessitano di una soluzione.


Pochi progetti si permettono il lusso di non avere vincoli;

tuttavia lungo il percorso, fino al completamento e solitamente hanno a che fare con :

  • Vincoli di personale, le risorse e le relative capacità di svolgere il lavoro.

  • Vincoli di denaro, il capitale e le entrate disponibili.

  • Vincoli di tempo, poichè i risultati devono essere raggiunti entro una determinata scadenza.

Nelle vostre discussioni preliminari con gli stakeholder, o parti interessate al progetto potete identificare le loro esigenze e cosa essi prevedono di ottenere dai vostri futuri sforzi. Soddisfare le aspettative degli stakeholder (persona interessata ai risultati del progetto) non è mai facile, poichè il loro obiettivo non è sempre evidente all'inizio.


Il vostro scopo è verificare di avere compreso le loro necessità, di avere offerto ciò che ritenete essere una serie di requisiti di progetto in grado di soddisfare tali esigenze e aspettative possibili entro i tempi desiderati.

 

Tali requisiti sono definiti in termini di:

  • Deliverable: i risultati tangibili e misurabili che saranno ottenuti, sia nelle fasi intermedie che al momento di completamento.

  • Benefici: I successivi benefici per il cliente o la vostra azienda, solitamente misurabili in termini finanziari di rendimento nel tempo, per esempio reddito, apporto di capitali o risparmio sui costi.

I benefici e i risultati ottenibili devono soddisfare il cosidetto test SMART e quindi essere:

  • Specifici, descritti e definiti con chiarezza.

  • Misurabili, con mezzi chiaramente definiti.

  • Arrivabili, ossia raggiungibili con le capacità disponibili nell'ambiente attuale.

  • Realistici, ossia raggiungibili con la conoscenza corrente e privi di grossi rischi o incognite.

  • Temporizzabili, vale a dire limitati nel tempo da una data di completamento definita da esigenze reali e conosciute.

Il budget del progetto

Il costo di un progetto può essere stabilito già durante la fase di definizione. I costi sono solitamente divisi in costi di capitale e costi delle entrate.


Il primo costo è suggerito alla politica aziendale e le procedure possono essere lunghe da completare. I costi delle entrate sono solitamente ignorati e assorbiti come componente dei costi generali di gestione. Per un buon controllo del progetto, dovrebbero essere misurati i costi delle risorse, in quanto consentono un'analisi costi/benefici più esauriente. Senza questi dati il vero costo del progetto non è evidente e i profitti ricavati dall'investimento del tempo del personale non emergono chiaramente. Il vero BUDGET può essere stabilito con precisione soltanto dopo che i piani sono stati ricavati e ne sono stati determinati i costi.


I rischi e la sua analisi
Tutti i progetti sono a rischio, quindi non potete permettervi di ignorarli, perchè ogni problema inatteso che insorge durante il lavoro a un progetto deriva da un rischio non identificato e che sicuramente avresti potuto evitare. I rischi possono essere divisi in 3 tipi:

  • Rischio commerciale: ha un impatto sull'attuale attività commerciale o sulle prestazione future.

  • Rischio di progetto: è associato alla parte "tecnica" del progetto per esempio la tecnologia, le prestazione alle apparecchiature ecc.

  • Rischio di processo: associato ai processi e alle procedure utilizzate per completare il progetto entro i termini.

E buona norma avere esaminato ognuno di questi rischi con il vostro team e identificare quelli particolarmente elevati, ossia quelli che hanno un impatto molto grave e una elevata probalità di verificarsi. Tali rischi devono essere oggetto di piani di azione straordinari o di interventi da effettuare prima di iniziare la pianificazione. Prendete nota di questi rischi e continuate a esaminarli e ad aggiornarli;  ricordate sempre al team di cercare di anticipare regolarmente questi rischi.
 

Strategie di progetto e le capacità richieste
La strategia di progetto è insita nello stesso progetto, assicuratevi sempre che tutti nel vostro team comprendano la strategia concordata; comfermate pure la necessità di capacità nuove o specializzate che attualmente non esistono nell'azienda e le azione che devono essere prese per correggere questa situazione, per esempio come dare dei subbalpalti per una parte del lavoro o di riutilizzare l'attrezzatura o la tecnologia esistente.
 

Revisionare la documentazione di definizione
Insieme al vostro sponsor e al vostro team risaminate tutti gli elementi e le informazione registrate. Verificate che la vostra definizione sia chiara a tutti:

 

E' la base della pianificazione.


Una base debole determinerà una pianificazione poco efficiente e determinerà un scarso risultato. Se esistono dei dubbi o preoccupazione relativamente a qualche aspetto della definizione, dovrete chiarire e convalidare nuovamente queste parti con gli stakeolder principali. Prima di iniziare la pianificazione, è fondamentale che vi assicuriate che tutti partono dalla stessa posizione, vale a dire, chiarezza di comprensione e consenso.

 

Ma c'è dell'altro. Per pianificare un progetto in modo corretto occorre fare anche un Business Plan. Ecco come fare grazie a queste 3 lezioni:

 

Un video della Professoressa Cinzia Parolini che Illustra come impostare un Business Plan. Nella prima parte vengono illustrate le finalità di un business plan, le sue funzioni, e il passaggio dalla visione iniziale alla formula imprenditoriale.

 

Bocconi Business Planning - Parte I


http://youtu.be/mMOlUEex1Vg

 

 

Bocconi Business Planning - Parte II

http://youtu.be/K3f5D0_Huss

 

Bocconi Business Planning - Parte III

http://youtu.be/8LdPMFmVDgY

 

 

Un ottimo Business Plan è parte integrante dell'organizzazione di un'azienda, perché permette di raggiungere e misurare altri fattori che entrano in gioco durante la fase di crescita di un'azienda, ma anche durante la fase di partenza. Ogni cosa quindi non va vista come un singolo ingrediente di una ricetta complessa, ma un ingrediente fondamentale per la ricetta stessa, che coopera in sinergia con gli altri, per dare il giusto sapore.

 

Ecco altri links per approfondire il discorso della pianificazione.

 

Come pianificare un progetto o un’idea che abbiamo in testa?
Questa è una delle attività che più mi piace svolgere: la pianificazione – nei minimi dettagli – di un progetto o di un’idea che mi è saltata in testa e che ho intenzione di realizzare. E ultimamente sta sempre più sostituendo quello che una volta era il mio ruolo predominante di sviluppatore.
http://www.yourinspirationweb.com/2011/12/01/come-pianificare-un-progetto-...

 

 

 

 

 

 

Ideazione di un progetto
Ebook in formato PDF.
http://www.csv-vicenza.org/cms/documenti/bando2011/guida2011/2.pdf

 

Come organizzare un progetto in maniera efficiente
In questo caso, ordine è la parola chiave. Eccoti dunque una possibile soluzione che ti può essere davvero utile per catalogare i tantissimi files che vai generando nella costruzione di un progetto.
http://www.mosaicoelearning.it/blog/?p=255

 

 

Mappe Mentali, Brain Storming e Diagrammi di flusso, possono essere decisivi, non solo per trovare nuove idee, ma per organizzare quelle con le quali si sta già lavorando. Proprio per questo, vi lasciamo ad una serie di guide che abbiamo scritto in passato per completare questa guida. Dateci una lettura, scoprirete modi molto efficienti per organizzarvi al meglio e queste tecniche potranno essere adattate a qualsiasi altro campo della vostra vita, dallo studio, al lavoro.

 

Approfondimenti necessari :

 

Mappe Mentali : Che cosa sono e come si utilizzano?
Che cosa sono le Mappe Mentali? Qual'è il loro scopo? Davvero possono trasformare semplici idee in progetti reali e concreti? Cosa c'è di vero? In questo articolo vedremo cosa sono le Mappe Mentali e come rendere efficace il loro utilizzo. Ma non è tutto: Andremo alla ricerca dei migliori software disponibili in rete, per creare le proprie Mappe Mentali al computer...
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