L'ufficio ideale?  Ecco cosa non deve mancare

Come dovrebbe essere l'ufficio ideale?  Cosa dovrebbe esserci di preciso e cosa non dovrebbe mancare?   In questo articolo alcune indicazioni utili per creare un ufficio moderno, elegante, comodo e soprattutto funzionante. Un ufficio operativo, in grado di creare un ambiente di lavoro ideale e creativo. Benvenuti su BeliceWeb.it e Buona Lettura!

Fonte : BeliceWeb.it

Un ufficio moderno aumenta la creatività: Un bene per tutte le aziende!

Iniziamo a vedere quali oggetti dovrebbero essere presenti in un ufficio, ovvero quelli che non dovrebbero mai mancare.

Iniziamo con la scrivania : Ecco quello che bisognerebbe avere sempre su una scrivania a portata di mano :

• Una calcolatrice da Banco (Ideale quella con la carta)

• Un porta penne con una penna blu, una rossa e una nera

• Una matita e una gomma per cancellare

• Un correttore ortografico a nastro oppure liquido

• Nastro Adesivo Trasparente

• Un Bloc Notes per gli appunti veloci

• Un'agenda cartacea per gli impegni

• Fermagli per la carta

• Spillatrice

• Riga

• Lampada

• Telefono

• Orologio

• Porta caramelle

• Posacenere sempre pulito

• Una torcia con batterie cariche

• Un accendino

• Penne di riserva

Alcuni di questi oggetti si possono nascondere nel cassetto, ma ricordate : Non devono MAI mancare. La maggior parte delle cose, sono cose, che se si hanno conservate, allora non servono, ma se non si hanno, allora occorrono :)

Questi oggetti dovrebbero essere uno "Standard" da trovare in tutte le scrivanie di un ufficio, perché giocano un ruolo fondamentale durante l'intero arco di una giornata lavorativa. Sono oggetti molto utili che aiutano a svolgere al meglio il proprio lavoro. Non sono solo utili, ma averli subito a portata di mano tante volte fa la differenza nella produttività e soprattutto nella professionalità. Immaginatevi per un attimo che vi serva del nastro adesivo oppure una matita e di dover fare 3 ore a cercare in cassetti pieni di oggetti inutili :)

In questo modo invece si potrà avere subito quello che si cerca. Il porta caramelle serve per gli ospiti e il posa cenere sempre pulito in caso di  qualsiasi eventualità.

Adesso vediamo come dovrebbe essere messo il computer e quali software dovrebbero esserci al suo interno per migliorare l'efficienza. Innanzitutto la scrivania dovrebbe essere ad "L". In questo modo, frontalmente potrete parlare con il vostro cliente e lateralmente utilizzare il computer, evitando così di dare le spalle al vostro ospite. Dare le spalle non è solo una mancanza di educazione, ma un vero handicap per voi che non potrete guardare quello che fa il cliente dietro di voi :) 

Avete presente il detto che dice "Ho gli occhi da per tutto!".  La posizione ideale affichè si manifesti tale situazione deve essere a "L".

Ecco i software indispensabili per lavorare al computer: I computer devono essere sempre veloci ed efficienti e non si devono bloccare soprattutto davanti al cliente o quando ne avete davvero di bisogno. Ovviamente qui non parleremo di antivirus o antimalware in generale, perché si  presuppone che siano già installati nel vostro sistema. Ci limiteremo a dare delle indicazioni sui software che possono esservi utili in ufficio :

• Un gestore aziendale efficiente (Gestionale efficiente = Più produttività)

• Un software per gestire la parte contabile dell'azienda

• Una suite di programmi come Office di Microsoft oppure Open Office

• Integrato al pacchetto Office un correttore ortografico

• Un traduttore multilingue

• Un software per gestire Post-it

• Un software per gestire impegni

• Un software per fare il Backup dei dati importanti

• Un compressore dati come WinZip o WinRar

Sono questi in linea di massima i software che vi aiuteranno durante la giornata lavorativa. Alcuni di questi ce li mette a disposizione il nostro sito Xdir.it e sono del tutto gratuiti. Altri sono a pagamento, ma è meglio spendere dei soldi ad esempio per un buon gestionale, che non sono mai soldi spesi al vento. Infatti un buon gestionale aumenta la produzione dell'azienda e tutto è sotto controllo. Dai clienti ai fornitori, dalle fatture di acquisto a quelle di vendita e così via. Quindi volere risparmiare sul gestionale significa non volere bene alla propria azienda :)  Premere un tasto e vedere tutto lo storico e i movimenti fatti con un cliente o con un fornitore, non ha prezzo!

Alcuni di questi software li potrete trovare qui di seguito :

Free Adress Book - Una comoda ed utile rubrica

Gratis per Windows Free Adress Book è una rubrica contatti molto semplice da utilizzare e molto utile.
Si hanno ha disposizioni moltissimi campi, ed inoltre è possibile allegare un'immagine o una foto ad ogni contatto

Agenda di Casa - Per gestire facilmente la propria economia domestica

Anche se adatta per la casa, in pratica è compatibile anche con l'ufficio grazie ad una serie di programmi utili.

Calcolo Codice IBAN - Come calcolare velocemente il codice IBAN

Calcolo Codice IBAN è un software gratuito che ti consente di calcolare facilmente e velocemente il tuo codice Iban o quello di un'altro correntista, se sei in possesso di CIN, ABI, CAB e conto corrente.

FatturHelp - Calcola i vari importi necessari alla compilazione di una fattura

Il software permette di calcolare i vari importi necessari alla compilazione di una fattura, risulta molto utile nel caso si conosca l'importo totale e si voglia risalire all'imponibile, ed alle varie aliquote.

ComCod -Archivio di codici di comune utilizzo

Un sofware archivio per svariate esigenze che possono essere utili in azienda o in ufficio.Ad esempio è possibile calcolare il codice fiscale, risalire ai codici comunali, ai codici ABI, e tanto altro ancora. Molto utile.

AceMoney - Gestire le proprie finanze

AceMoney è un ottimo programma per tenere sotto controllo e gestire efficacemente la proprie finanze.

GraphCalc - Calcolatrice Grafica

Gratis per Windows. Avete presente le calcolatrici da banco? Quelle con la carta per intenderci.

EssentialPIM : Gestire i propri impegni senza perdere gli appuntamenti

Un PIM (abbreviazione per Personal Information Manager) è un software che permette di gestire informazioni in forma elettronica. Tutti gli appuntamenti, eventi, compiti, note e contatti sono archiviati in forma grafica e sono facilmente accessibili e comodamente visualizzabili.

Qui ne sono stati inseriti alcuni, ma se andate sul sito Xdir.it nella sezione software > ufficio, ne troverete ancora quanti ne volete. Potete seguire  il seguente link per arrivarci subito oppure scrivete nel vostro Browser : www.xdir.it/software

Xdir.it - Sezione software

Tanti software completi e gratuiti per Windows, Linux e Mac.  Adatti per tutte le esigenze.

http://www.xdir.it/software/

Adesso torniamo alla parte fisica dell'ufficio, aggiungendo, che un gruppo di continuità per il computer e per la lampada sulla scrivania,  è una soluzione molto intelligente in caso dovesse mancare la luce. Si eviterebbe la perdita dei dati mentre si lavora al computer e non si rimarrebbe al buio. Quindi anche in questo caso l'acquisto di un gruppo di continuità è di fatto una scelta molto intelligente.

In un angolo dell'ufficio create un minibar. Quando si sente la parola minibar già ci si immagina di dover spendere un sacco di soldi. In realtà per il nostro scopo andrebbe bene un piccolo carrellino con sopra alcune bottiglie varie con prodotti alcolici ed analcolici. Acqua, Succo di frutta, Coca Cola, Sprite, Aranciata, Amaro, e qualche bottiglia di Whisky.  Oltre ovviamente ai tovaglioli ed ai bicchieri.

Se siete pignoli potrete acquistare un piccolo frigo dove mettere le cose al fresco, se siete tirchi...lasciate perdere.

Un mobile con oggetti personali. Questo per dare un'immagine di voi che siete tipi bravi ed affidabili. In questo angolo mettete le vostro foto con la vostra famiglia, con i vostri animali ed eventuali coppe, medaglie o premi vari se li avete vinti, ect...  In questo angolo in pratica dovete mettere qualcosa che vi riguarda per rafforzare la vostra immagine di Manager.

I mobili per gli archivi. Questi dovrebbero essere sempre chiusi per non dare la possibilità a nessuno di toccare o guardare cosa c'è al loro interno. Un giorno nello studio legale di un mio amico avvocato, mentre che il mio amico parlava con una sua cliente che aveva con sè il figlio piccolo, si è trovato nella situazione di vedere il marmocchio avvicinarsi a dei documenti molto importanti e quasi li stava per prendere in mano. Allora subito il mio amico si è alzato e con gentilezza a bloccato il marmocchio che poteva creare danni. Quindi è importante che i documenti non siano facilmente raggiungibili ne tanto meno messi sotto gli occhi di tutti. Immaginatevi per un attimo di essere con un cliente con il quale state portando avanti una trattativa per una grossa partita di caramelle  e di vedere la vostra fattura di acquisto proprio vicino ai suoi occhi. Ecco che la trattativa potrebbe essere compromessa se il cliente vedesse il vostro prezzo di acquisto.  Quindi per queste cose, massima riservatezza. Il tutto va achiviato e tenuto sotto chiave, lontano da pericoli!

A questo proposito inoltre, un distruggi documenti sarebbe ideale. Ne esistono di vari tipi e di vari modelli. Quelli elettrici sono i migliori.

Infine per una vostra comodità personale una bella sedia presidenzale per la vostra scrivania. Se passate molto tempo seduti in ufficio, allora cercate di fare un investimento intelligente per voi stessi e per la vostra schiena. Stiamo parlando di una sedia che sia comoda e confortevole, dandovi così di fatto, una posizione ideale per l'intera colonna vertebrale. Fateci un pensierino.

Queste sono le cose in linea di massima, per avere un ufficio sempre pronto ed efficiente. Poi ovviamente si può personalizzare il tutto in base alle proprie esigenze ed in base agli spazi disponibili che si hanno. Ma le cose dette non occupano molto spazio e si possono mettere ovunque, purchè si rispetti l'ordine e la comodità. Ad esempio si possono mettere tutti in un cassetto, ma sistemati e facilmente raggiungibili.

Buon lavoro!

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